Para aumentar las posibilidades de lograr nuestros objetivos profesionales y personales, necesitamos aprender a vendernos a nosotros mismos, comunicar bien nuestras ideas y ofrecer una buena imagen de nuestra empresa. Las conversaciones que mantenemos en el ámbito laboral son imprescindibles para lograr eficacia y éxito.

Por eso, a la hora de planear un encuentro profesional, lo mejor es intentar no dejar nada en manos del azar. Es posible que te sirva de ayuda la palabra TIA, aunque el orden de aplicación es al revés:

(A) Ambiente: analizar la gente, el entorno, anticipar objetivos potenciales y decidir el objetivo que deseamos lograr

(I) Impresión: observarnos a nosotros mismos con una mirada crítica y determinar la imagen que deseamos proyectar

(T) Tono: fijar el tono de la conversación.

El ambiente (1). Con quien vamos a conversar.

Lo primero que tenemos que conseguir es averiguar todo lo posible sobre el interlocutor, ya sea un cliente, una empresa o un grupo de personas al que tenemos que dirigirnos. Internet nos ha facilitado la búsqueda de información, pero no es la única fuente: cuando se trata de conocer las necesidades de las personas, lo mejor es el contacto con las personas, directamente o a través de otros que las conozcan bien y nos puedan facilitar información.

El ambiente (2). El entorno de la conversación

En segundo lugar, debemos saber de antemano de qué tipo de encuentro se trata (reunión, workshop, conferencia, etc.), cuál es el orden del día, dónde tendrá lugar y cuánto tiempo durará, etc. Es importante saber quién asistirá, cuántas personas habrá, cuál es su edad media, qué conocimiento tienen del tema, etc.

Si se puede elegir, siempre es preferible el propio campo (nuestra oficina, la cafetería que nosotros elegimos….) con el fin de mantener el control. Cuanto mejor lo podamos abarcar más cómodos nos sentiremos y haremos sentir a los demás y, por eso, siempre que sea posible es aconsejable visitarlo en persona. Una alternativa a los almuerzos son los desayunos de trabajo en los restaurantes de los hoteles pues ofrecen la ventaja de que suele haber menos cancelaciones, la gente está más despierta, los restaurantes menos ocupados y son pocas las posibilidades de tomar alcohol.

Impresión. Qué imagen esperan de ti

Es necesario esmerarse en la preparación personal: saber cuál es el papel que nos toca cumplir, si se trabajará en equipo, qué deseamos lograr con nuestra asistencia, etc.

Son numerosas las oportunidades que se nos presentan a diario para ganarnos a la gente. El primer paso es sin duda saber reconocerlas para hacer contactos y construir relaciones. En el trabajo, las fuentes de oportunidades son las reuniones internas y externas, conferencias y presentaciones, celebraciones de todo tipo, conversaciones telefónicas, comidas formales e informales, reuniones de asociaciones, convenciones y congresos, espacios públicos en la empresa, ascensores, viajes, etc. En el trabajo, todo comunica, así que todo se puede aprovechar para conocer más al interlocutor y ofrecer nuestra mejor imagen o, aún mejor, la mejor imagen que esperan de nosotros.

Tono de la conversación. Presentarse y tener los objetivos claros.

Son muchas las ocasiones en las que nos toca presentarnos. Debemos pensar qué es lo que vamos a decir de nosotros y ensayarlo bien. Una presentación debe ser breve e ir directa al grano. Al igual que en un anuncio televisivo, debemos decir nuestro nombre, describir lo que hacemos y presentar alguna ventaja para el que lo escucha. Una vez tengamos lo que nos parece más adecuado, podemos hacer una grabación o ensayarlo con amigos o familiares que puedan ofrecernos una opinión sincera.

Para comunicarnos con los demás de forma eficiente, debemos fijarnos un objetivo y ponerlo en palabras. Entre esos objetivos destacan: compartir información, vender una idea, hacer recomendaciones de estrategia, recomendar alternativas, identificar problemas existentes o potenciales, comunicar buenas o malas noticias y enseñar una habilidad. Definir el objetivo ahorra tiempo y nos ayuda a organizar nuestros pensamientos. Dado que el tiempo es un bien cada vez más precioso, debemos ser lo más concisos y sistemáticos que sea posible. Ruth Sherman, autora del libro Get them to see your way, right away: How to persuade anyone of anything, ha diseñado una herramienta para esto. Se trata de SALES, siglas que en inglés corresponden a:

«State your main rnessage» (indicar el mensaje principal)

«Add key points» (añadir puntos clave)

«List benefíts» (hacer una lista de los beneficios)

«Examples, stories and vignettes» (ejemplos, historias e historietas)

«Summarize and specify next steps» (resumir y concretar los siguientes pasos)

SALES tiene múltiples aplicaciones y beneficios. No le llevará más de un minuto comunicar un mensaje siguiendo este formato. Utilícelo cuando se encuentre en un aprieto, cuando hable por teléfono, cuando envíe o responda a correos electrónicos, etc. Si está apurado de tiempo, céntrese en el S-L-S, pero si puede, concédale la importancia debida a la «E», pues incorporar historias y anécdotas ameniza y da un poco de vida a lo que estamos diciendo. Entre cada uno de estos cinco elementos es necesario crear transiciones para que quien nos escucha pueda seguir fácilmente el hilo conductor. En el lenguaje escrito utilizamos nexos para conectar frases; en el oral podemos hacer una pausa o movernos de una forma determinada para indicar que hemos terminado con una idea y comenzamos otra.

En esto, como en casi todo, el entrenamiento es fundamental: Práctica + Experiencia = Naturalidad.